På hotell har vi system. Många system. Och många av dem är komplexa. De är byggda för att hantera allt – och just därför blir de svåra att använda för den som bara behöver en liten del av det.
För mycket information är också ett problem
Vårt mötes- och eventbokningssystem är ett bra exempel. Det är stort, kraftfullt och fullt av data. Men för ett kök eller en servering är det helt enkelt för stort – för stort för att alla ska hinna lära sig det, och ofta för stort för att man ens ska vilja.
I driften löser man det därför manuellt, som man alltid har gjort: med utskrivna A4-listor med dagens produktionsinformation, så kallade PM. På dem står allt om en konferensgrupp, en middag eller ett event – kontaktpersoner, lokaler, teknik, fakturauppgifter, uppsättning, tider och menyer. Återigen: mycket information, en sida per kund och en vecka kan det lätt bli 30-40 listor.
Resultatet blir att den som ska utföra jobbet får leta efter det som är viktigt, i ett papper fullt av det som inte är det.
Vad kocken faktiskt behöver veta
Tänk dig en kock som ska förbereda konferensfikat. För honom spelar tre saker roll:
Antal – hur många ska ha?
Specialkost och meny – finns det allergier eller särskilda önskemål?
Tid – när ska det stå framme?
Allt annat på listan, och allt annat i systemet, är för honom just då oviktigt. Kocken vill veta hur mycket han ska göra och när det ska vara klart. Det är det hela.
Därför skapade jag Grand Kitchen
Grand Kitchen är en koppling som hämtar data från bokningssystemets listor och gör om den till en driftnära översikt för köket: dagens luncher, fikor och middagar, med antal, tider och specialkost. Tydligt uppställt och uppdaterat fyra gånger om dagen.
Inga konstigheter. Enkelt, tydligt och snabbt att planera sin dag efter. Ingen behöver lära sig ett nytt system – man öppnar översikten och ser vad som gäller.
Jag byggde den själv, men input från min medarbetare. Bokningssystemet vi har idagsaknar ett medarbetarperspektiv, och önskemålet om en enklare översikt hade funnits länge utan att prioriteras. Med dagens AI-verktyg behövde vi inte vänta längre.
När jag visade översikten för vår konferenschef, kökspersonalen och restaurangpersonalen blev det jubel. Förenklingen i deras vardag var så påtaglig: den sparar tid, den är pedagogisk och den är tydlig. Nu testkör vi den, för att sedan återrapportera om den bör införas på fler enheter.
Varför det här är viktigt
Det här handlar inte om ett kök eller ett system. Det handlar om hur vi ser på information i en verksamhet.
Information ska anpassas efter människan – inte tvärtom. Vi lägger ofta mycket tid på att utbilda personal i system som är byggda för någon annan. Ibland är det smartare att ge varje roll sin egen vy av samma data.
Mindre letande ger mer fokus på hantverket. Varje minut en kock lägger på att tolka ett PM är en minut som inte går till maten eller gästen.
Tydlighet minskar misstag. Tidigare skrevs listan ut klockan 07, och det var den informationen köket hade under hela dagen – även om bokningen ändrades i systemet. Nu uppdateras översikten fyra gånger om dagen som hämtar data från nya listor, och antal, tid och specialkost står först. Viktig information når köket snabbare, och risken att något missas minskar. Service i fokus!
Det skapar trygghet och delaktighet. När alla ser samma enkla, uppdaterade bild blir det lättare att planera, fördela arbetet och ta ansvar.
Vi behöver inte vänta på att leverantörerna ska förstå drift. Med AI kan vi i driften själva bygga de verktyg vi saknar – nära verksamheten och utifrån verkliga behov.
Rätt information, till rätt person, i rätt form
Grand Kitchen är ett litet verktyg med en stor tanke bakom. Den paketerar om redan etablerad information för att att vara användarvänlig mot de som nyttjar informationen. Den bästa digitaliseringen är inte alltid ett nytt system. Ibland är det att ta det vi redan har och göra det begripligt för den som står mitt i jobbet.
Antal. Specialkost. Tid. Det är allt kocken behöver. Och det är precis vad han får.