Tidigare i veckan ville min fastighetschef gå en AI-kurs med mig för att förenkla sin vardag. Det blev ett samtal om dokument, underhåll och felanmälningar. Men framför allt om hur vi kan göra det lättare för våra medarbetare att ge gästerna bra service.

En fastighetschef sitter på väldigt mycket information: serviceavtal, skötselråd, budgetar och underhållsplaner. På vårt hotell med 219 rum finns dessutom översikter och dokumentation för varje rum. Till det kommer felanmälningar från hela anläggningen och alla viktiga datum att hålla reda på.

Samtidigt är vi en serviceverksamhet. Det är ofta receptionen som först får höra att något inte fungerar, och vissa problem behöver lösas här och nu. Gästen ska få hjälp även när fastighetschefen inte är på plats.

Behoven först, verktygen sedan

Vi började med att prata om hans behov och vad han ville uppnå. Han ville ha en egen assistent som hjälpte honom att hitta och arbeta med informationen i alla filer. Men han ville också ge receptionen en assistent att fråga när något var fel på ett rum: Vad kan vi göra själva, och hur tar vi hand om gästen under tiden?

Jag gick igenom de AI-funktioner som företaget har valt ut. Sedan ritade jag upp ett arbetssätt för att göra lösningen hållbar över tid.

Grunden var att strukturera informationen. Med Gemini Notebook utgick vi från en struktur som liknade den han redan hade på sin Drive, med områden som brand, avtal, underhåll och manualer. Till varje område hörde relevanta filer.

Vi samlade också vanliga fel, lösningar och råd om kompensation i en FAQ. Tanken med strukturen var att göra informationen lättare att underhålla och upplägget möjligt att bygga vidare på. Den skulle också ligga till grund för vilken information respektive assistent fick tillgång till.

Två assistenter med olika uppdrag

Därefter skapade vi en Gemini Gem som vi kallade Fastighetsassistenten. Den fick en tydlig roll och arbetsinstruktioner, med alla informationsområden från det första steget som underlag. Det blev fastighetschefens egen assistent.

Sedan skapade vi ytterligare en Gemini Gem: Fastighetscoachen. Den fick ett annat uppdrag – att pedagogiskt guida hotellmedarbetare steg för steg. För den valde vi ut ett mer begränsat underlag: vanliga frågor och svar, manualer och rumsöversikter. Därefter delade vi den med receptionen.

Samma verksamhet, men två olika behov. Fastighetschefen behöver överblick och stöd i planeringen. Receptionen behöver konkreta råd i stunden för att kunna hjälpa gästen.

Från information till hjälp i vardagen

Nu har min fastighetschef ett upplägg som ska stötta honom i arbetet med att ta fram underhållsplaner och hitta viktiga datum i avtal. Ambitionen är också att få stöd med servicepåminnelser och koppling till hans kalender.

Receptionen har i sin tur fått en assistent att fråga om råd när en gäst rapporterar ett problem och fastighetschefen inte är på plats. Målet är färre mejl och samtal, men framför allt bättre service genom att fler problem kan lösas direkt.

Nu får min Fastighetschef ett stöd i att leda i sin vardag och min reception ett stöd att skapa nöjdare gäster. Win-Win

För mig är det här ett konkret exempel på varför AI inte i första hand är en teknikfråga, utan en ledarskapsfråga. Vi började inte med att välja en funktion. Vi började med att förstå vardagen, skilja på behoven och ge assistenterna tydliga uppdrag. Det är där möjligheten att göra verklig nytta finns.